Wenn etwas nicht zwingend telefonisch geklärt werden muss, schreibt man heutzutage auch gerne mal eine schnelle Mail. Diese kann der Empfänger lesen, sobald er die Zeit dazu findet und gegebenenfalls archivieren – Mails können für den Empfänger also durchaus Vorteile haben. Im Gegensatz zum direkten, persönlichen Kontakt birgt das schriftliche Wort jedoch einige Gefahrenquellen. Texte, die zweideutige Formulierungen enthalten oder ungewollt Fragen offen lassen, verfehlen ihre Wirkung. Hier muss sich der Empfänger, trotz gut gemeinter Mail, noch einmal selbst bemühen und persönlich nachhaken. So etwas kann frustrierend sein. Deshalb sollte man schon beim Schreiben der Nachricht darauf achten, kurz, prägnant aber durchaus aussagekräftig zu formulieren.
Wie Sie Ihre Mails am besten auf den Punkt bringen und worauf Sie sonst noch achten sollten, haben wir im Folgenden in einer kleiner Übersicht zusammengefasst:
Prüfen Sie den Adressaten Ihrer Nachricht. Dabei ist es wichtig, dass Ihre Mail direkt an Ihre Kontaktperson gerichtet ist. Alle in CC bzw. BCC befindlichen Personen erhalten die Mail nur zur Kenntnisnahme, melden sich in der Regel aber nicht persönlich zu Wort.
Es ist nicht zu empfehlen, einen kompletten Satz auszuformulieren. Es reichen bereits Stichworte, die den Inhalt der Mail unmissverständlich zusammenfassen. Eine treffend formulierte Benennung der Mail erleichtert die Kommunikation erheblich und ermöglicht eine effizientere Bearbeitung.
Sprechen Sie Ihre Kontaktperson mit ihrem Titel (Prof. Müller) oder falls es keinen gibt, ihrem Namen (Herr Müller) an. Ein neutrales „Hallo Herr Müller“ wirkt bei wiederholtem E-Mail-Kontakt oft sympathischer, als ein sehr förmliches „Sehr geehrter Herr Müller“.
Auf diese Weise behalten Sender und Empfänger einen besseren Überblick über den Inhalt der Mails. Zudem lassen sich thematisch begrenzte Mails unkomplizierter weiterleiten und archivieren.
Bleiben Sie im schriftlichen Kontakt stets freundlich und formulieren Sie Ihre Sätze mit bedacht. Wenn Sie schlecht gelaunt sind, sollten Sie auf das Schreiben einer Mail nach Möglichkeit erst einmal verzichten – schriftliche Aussagen lassen sich nur schwer zurücknehmen!
Vermeiden Sie verschachtelte Sätze, bringen Sie Ihre Gedanken stattdessen auf den Punkt und nutzen Sie Absätze, um Ihre Mail übersichtlich zu halten. Achten Sie bei der Formulierung Ihrer Nachricht vor allem darauf, sich verständlich auszudrücken. Vermeiden Sie Abkürzungen oder unnötige Fachbegriffe, dies erleichtert die Kommunikation und beugt Missverständnissen vor.
Beim Tippen auf der Tastatur schleichen sich leicht Fehler ein. Bleiben diese vom Verfasser unbemerkt, können sie schnell ein schlechtes Licht auf ihn werfen. Flüchtigkeitsfehler werden vom Leser der Nachricht eventuell als Zeichen von Desinteresse und geringem Arbeitseifer gewertet. Dem können Sie entgegenwirken, indem Sie Ihre Nachricht, bevor Sie diese abschicken, ein zweites Mal lesen.
Manche Posteingänge können nur begrenzte Dateigrößen empfangen. Um die Gefahr zu umgehen, dass eine Mail aufgrund ihrer Größe nicht zum Empfänger durchdringt, sollten Sie darauf achten, die 5 MB Grenze nicht zu überschreiten.
Eine Signatur umfasst alle wichtigen Absender-Informationen und hält so für den Empfänger wichtige Kontaktdaten bereit, auf welche dieser direkt zurückgreifen kann. Am besten erstellen Sie sich für Ihre Signatur eine Vorlage, die Sie bei Bedarf nur noch anwählen müssen. Auf diese Weise sparen Sie sich viel Zeit. Vergessen Sie nicht, Ihre Mail mit ein paar freundlichen Grußworten abzuschließen! Alles andere wirkt forsch und hinterlässt einen fragwürdigen Eindruck.
Bevor Sie Ihre Mail abschicken, sollten Sie diese noch einmal gegenlesen. Prüfen Sie Ihre Texte auf Rechtschreibung, Kommasetzung und Inhalt. Fragen Sie sich, wie der Empfänger Ihre Nachricht aufnehmen könnte und ob es eventuell Passagen gibt, die missverständlich sind. Gehen Sie sicher, dass ihre Anhänge korrekt angefügt und auch nur die gewünschten Empfänger ausgewählt wurden. Passt alles? Dann haben Sie die besten Voraussetzungen für eine erfolgsversprechende E-Mail-Kommunikation geschaffen.
