26. März 2020 / Dennis Jung

Homeoffice

Was es für Unternehmen und Mitarbeiter zu beachten gibt

 

Viele Unternehmer und Mitarbeiter stehen aktuell vor großen Herausforderungen. Die Corona-Pandemie fordert vielerorts Flexibilität und Kreativität, um den Alltag aufrecht zu erhalten – dies gilt insbesondere auch für die Arbeitswelt. Um den Betrieb zu gewährleisten, ermöglichen viele Unternehmen ihren Mitarbeitern die Arbeit im Homeoffice. Zum einen wird dadurch die Gefahr, sich selbst oder die Kollegen anzustecken verringert, zum anderen erübrigt sich für Viele die Frage nach der Kinderbetreuung, da Kitas und Schulen momentan ebenfalls geschlossen sind.

Wir klären einige Fragen zum Thema Homeoffice und geben ein paar Tipps, um die Produktivität zu steigern und Lagerkoller zu vermeiden.

 

Was versteht man unter Homeoffice

Homeoffice, auch Telearbeit genannt, bietet für Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre Arbeit außerhalb der Gebäude des Arbeitgebers zu verrichten. In den meisten Fällen erfolgt dies vom eigenen Zuhause aus. Grundsätzlich gibt es kein Recht auf Homeoffice. Auch bei begründeten Sorgen oder Problemen muss mit dem Arbeitgeber eine Einigung zur Heimarbeit getroffen werden. Auf der anderen Seite kann ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern nicht einfach vorschreiben, im Homeoffice zu arbeiten, sofern sich im Arbeitsvertrag keine Klausel dazu befindet. Es benötigt also von beiden Seiten Dialogbereitschaft und Empathie, um entsprechende Regelungen zu finden und umzusetzen.

Für Arbeitnehmer wichtig zu wissen: Der Arbeitgeber muss in der Regel für das notwendige technische Equipment sorgen, also z. B. einen Firmenlaptop bereitstellen. Doch Vorsicht, sofern keine anderslautenden Regelungen bestehen, ist der Firmenlaptop für private Nutzungen tabu. Insbesondere während der vereinbarten Arbeitszeit sind privates Surfen im Internet oder die Nutzung des Computers für Spiele ohnehin nicht gestattet und führen zu einer Abmahnung oder sogar zu einer Kündigung. Auch im Homeoffice gelten zuallererst die im Arbeitsvertrag geschlossenen Regelungen und man sollte tunlichst vermeiden, diese weniger streng auszulegen.

 

Richtig einrichten

Haben sich Arbeitgeber und -Nehmer auf die Möglichkeit zum Homeoffice geeignet, stellt sich die Frage, wie man den Arbeitsplatz zuhause richtig einrichtet. Die erste Regel: Es sollte sich um einen eigenen, im besten Fall abschließbaren Raum handeln. Dies gewährleistet zum einen den Datenschutz und das Betriebsgeheimnis und sorgt außerdem für möglichst wenig Ablenkung. Bei der Einrichtung und der Gestaltung sind Arbeitnehmer in der Regel frei und können diese ihrem persönlichen Geschmack anpassen. Allerdings gelten, ebenso wie im Büro, die Regelungen aus dem Arbeitsschutzgesetz und der Arbeitsstättenverordnung. Auch der Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden darf nicht der Gesundheit schaden. Dazu können auch eine ungenügende Beleuchtung oder eine zu tiefe Sitzgelegenheit zählen, ebenso wie ein zu kleiner Monitor.

Was viele nicht wissen, der Arbeitgeber hat streng genommen die Pflicht dazu, die Eignung des Arbeitsplatzes zu kontrollieren! Zwar darf der Chef nicht einfach unangemeldet vor der Tür stehen, aber einen in Vorfeld angemeldeten Besuch darf der Arbeitnehmer nicht ablehnen. Mehr als einem Besuch müssen Arbeitnehmer wiederum nicht zustimmen und auch der Blick in andere Zimmer darf verwehrt werden.

 

Technik testen und vorbereitet sein

Für Arbeitgeber wie Mitarbeiter ist es ratsam, sämtliches technisches Equipment, welches zum Arbeiten benötigt wird, vor Beginn des Homeoffice einzurichten und zu testen. Arbeitslaptops sollten dementsprechend schon vorab konfiguriert und mit allen notwendigen Programmen ausgestattet sein. Auch der Zugriff auf Server und E-Mail-Konten sollte rechtzeitig geklärt werden, um Überraschungen zu vermeiden. Für Videokonferenzen, insbesondere mit Kunden und Geschäftspartnern, sollte in jedem Fall ein Testlauf gemacht werden, um zu gewährleisten, dass die Technik in wichtigen Momenten zuverlässig funktioniert. So können Probleme mit der Bild- und Tonqualität im Vorfeld noch behoben werden oder z. B. ein ungünstiger Kamerawinkel noch korrigiert werden (Tipp: Für einen möglichst frontalen Kamerawinkel einfach einen Stapel Bücher unter den Arbeitslaptop legen).

Ebenfalls nicht zu vernachlässigen ist die Tatsache, dass man unter Umständen nicht auf alle im Büro vorhandenen Unterlagen von zuhause aus Zugriff hat. Sofern die Möglichkeit dazu besteht, sollte daher vorab ein Arbeitsplan erstellt werden. So können wichtige Unterlagen schon im Vorfeld ausgemacht und gegebenenfalls kopiert werden. Ein Anruf vom Chef oder mit dem Kunden kann sonst unangenehm werden, wenn wichtige Daten und Zahlen nicht zur Hand sind.

 

Zeiten einhalten

Sofern keine anderen Absprachen getroffen wurden, gelten auch im Homeoffice die üblichen Arbeitszeiten. Die geleistete Arbeit muss vom Arbeitnehmer dokumentiert und dem Arbeitgeber vorgelegt werden. Zudem müssen Arbeitnehmer auch bei der Arbeit von zuhause aus darauf achten, die sonst geltenden Pausenregelungen und Ruhezeiten einzuhalten. Gleichzeitig gilt für den Arbeitnehmer auch, nur innerhalb der abgesprochenen Arbeitszeiten unbedingt erreichbar sein zu müssen. Mails spät am Abend oder Anrufe früh morgens müssen auch im Homeoffice nicht beantwortet oder angenommen werden.

Für den Fall, dass vom Arbeitgeber Flexibilität gewährt wird, sollten Mitarbeiter trotzdem darauf achten, ihren typischen Tagesablauf beizubehalten und von der gewohnten Arbeitsroutine so wenig wie möglich abzuweichen. In den eigenen vier Wänden warten viele Verlockungen, denen man auf keinen Fall nachgeben sollte. Zur gewohnten Zeit aufzustehen, seine tägliche Morgenroutine einzuhalten und zu geregelten Zeiten mit der Arbeit zu beginnen helfen dabei, in den Arbeitsmodus zu kommen. Das Einhalten von üblichen Pausen und auch der pünktliche Feierabend sorgen dafür, dass Arbeit und Freizeit klar getrennt sind und die Ablenkung gering gehalten wird.

 

Besser nicht gehen lassen

Neben den gewohnten Uhrzeiten sollte man auch seine Körperhygiene und sein übliches Erscheinungsbild beibehalten. Die Verlockung, im Pyjama mit der Arbeit zu beginnen ist zwar groß, lässt die Grenze zwischen Arbeit und Freizeit aber schnell verschwimmen und schadet so der Konzentration. Besser ist es, wie gewohnt zu duschen und sich zurechtzumachen. Selbst wenn es im Zweifel niemand bemerkt, ein ordentliches Erscheinungsbild hilft dabei, sich auch zuhause schnell in seiner Arbeitsroutine einzufinden. Was man nicht vernachlässigen sollte, ist die Selbstdisziplin, die das Arbeiten im Homeoffice verlangt. Wem dies anfangs schwerfällt, dem kann es helfen, sich auch im Homeoffice möglichst korrekt zu kleiden, um sich mental besser in den Arbeitsalltag zu versetzen und nicht im Wochenend-Modus zu landen.

Wer sich dennoch für Schlabberlook und Pyjama entscheidet, der sollte sich vor Augen führen, dass gerade im Homeoffice die Möglichkeit kurzfristig anberaumter Videokonferenzen oder Skype-Anrufe vom Chef besteht. Um hier unangenehmen Situationen vorzubeugen, sollte man sich auch bei der Arbeit zuhause so kleiden, als ob man regulär ins Büro gehen würde.

 

Auf Sicherheit achten

Wie bereits erwähnt, sollte es sich beim gewählten Platz für sein Homeoffice um einen eigenen und abschließbaren Raum handeln. Sofern man alleine oder nur mit dem Lebenspartner in einer gemeinsamen Wohnung lebt, ist dies sicherlich weniger problematisch als in einer großen WG. Generell darf die Datensicherheit auch im Homeoffice nicht vernachlässigt werden. So sollte der Arbeitsrechner nicht noch von weiteren Personen im Haushalt genutzt werden und mit wichtigen Unterlagen ist ein besonders sensibler Umgang erforderlich.

Für den Datenverkehr und der Kommunikation mit Kollegen und dem Unternehmen gilt es, auf Sicherheit zu achten. Für eine sichere Verbindung aller Teilnehmer untereinander sollte zwingend eine VPN-Verbindung eingerichtet werden. VPNs (Virtual Private Network) ermöglichen sichere Verbindungen zwischen allen Teilnehmern untereinander, auch wenn diese von Zuhause aus arbeiten. Auch das Thema Computervirus sollte nicht vernachlässigt werden. Insbesondere wenn man auf seinem privaten Rechner im Homeoffice arbeitet, sollte man sich unbedingt einen Virenscanner installieren.

 

Konzentriert bleiben

Auch wenn es nicht immer einfach fällt, Homeoffice ist Arbeitszeit und sollte dementsprechend streng vom Privatleben getrennt werden. Dazu gehört leider auch, dass man sich nicht zusätzlich noch mit Familienmitgliedern – das gilt auch für den eigenen Haushalt – oder sogar mit Freunden beschäftigt. Nebenher noch für die Familie kochen oder auf die Kinder aufpassen sollte wirklich nur im Notfall gemacht werden. Sofern sich für die Kinderbetreuung keine andere Lösung finden lässt, muss dies im Vorfeld mit dem Arbeitgeber besprochen werden. Sicher wird sich, gerade in der aktuellen Situation, eine einvernehmliche Lösung für beide Seiten finden lassen. Kontakte mit Freunden sind im Homeoffice während der Arbeitszeit – wie auch im Büro – nicht gestattet. Für Arbeitnehmer ist es ratsam, dies dementsprechend im Freundeskreis zu kommunizieren, um nicht von unnötigen Anrufen oder Nachrichten abgelenkt zu werden.

Für viele ist Homeoffice erst mal eine ungewohnte Situation, mit der manche Menschen besser, andere schlechter zurecht kommen. Ohne den direkten Kontakt zu den Kollegen und das Wegfallen gemeinsamer Pausen oder dem Weg zur Arbeit kann schnell Lagerkoller aufkommen. Auch das schadet der Konzentration. Man kann dem vorbeugen, indem man z. B. vor Arbeitsbeginn einmal um den Block läuft und nicht auch noch die Mittagspause vor dem Rechner verbringt. Bestenfalls geht man ein paar Schritte und schnappt frische Luft. Auch regelmäßiges Telefonieren mit den Kollegen, anstatt nur zu Mailen, hilft dabei, sich nicht zu sehr isoliert zu fühlen. Und letztlich hilft vor allem der Gedanke, dass es sich hoffentlich nur um einen temporären Zustand handelt und man bald wieder mit den Kollegen beim gewohnten Kaffee-Plausch zusammen sein wird und das Feierabendbier im Biergarten trinken darf.

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